Politique de confidentialité

1. INTRODUCTION

Bienvenue sur « Omniscribe », le système d'intelligence artificielle pour la transcription vocale exploité par Omniscribe Sàrl, une société à responsabilité limitée de droit suisse, dont le numéro d'identification est CHE-238.692.594 et dont le siège se situe à Sion (Valais), en Suisse (ci-après : la « Société » ou « nous »).

La présente politique de confidentialité (ci-après : la « Politique de Confidentialité ») vise à informer les personnes concernées (ci-après : la/les « Personne(s) concernée(s) »), soit les utilisateurs (ci-après : l'« Utilisateur » ou « vous ») de la plateforme OMNISCRIBE (ci-après : la « Plateforme » ou « Omniscribe ») et les visiteurs (ci-après : le « Visiteur » ou « vous ») du site internet https://www.omniscribe.ch/ (ci-après : le « Site ») de la manière dont la Société traite (ci-après : le « Traitement » ou « Traiter ») leurs données personnelles (ci-après : les « Données personnelles ») dans la fourniture de ses services de transcription automatisée par système d'intelligence artificielle (ci-après : le « Service(s) ») et les droits auxquels elles peuvent prétendre conformément à la Loi fédérale suisse sur la protection des données (ci-après : la « LPD ») et, le cas échéant, au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après : « RGPD »).

Nous sommes conscients que le Traitement de Données personnelles vous concernant implique une grande confiance de votre part. Nous prenons cette marque de confiance très au sérieux et faisons de notre priorité le fait de vous assurer la plus grande confidentialité et sécurité concernant vos Données personnelles.

2. ACCEPTATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

En accédant, utilisant ou interagissant de quelque manière que ce soit avec le Site, la Plateforme ou le Service, y compris en naviguant ou en utilisant les fonctionnalités (ci-après : la ou les « Fonctionnalité(s) ») disponibles sur la Plateforme, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté d'être lié par la présente Politique de Confidentialité, les Conditions Générale du Site, et, si vous souscrivez au Service, aux Conditions Générales de Service (les « CGS »), dans leur intégralité. Si vous n'acceptez pas cette Politique de Confidentialité, vous n'êtes pas autorisé à accéder ou à utiliser le Site et le Service.

3. DÉFINITIONS

Les définitions fournies à l'Annexe A de la présente Politique de Confidentialité s'appliquent à tous les termes en majuscules utilisés dans ce document.

Les termes en majuscules non définis dans la présente Politique de Confidentialité ont le sens qui leur est attribué dans les CGS ou dans les Conditions générales d'utilisation du Site (ci-après : « CGU »).

Seul le masculin des mots « Utilisateur » et « Visiteur » seront utilisés dans le présent document à des fins de lisibilité, sans aucune intention discriminatoire.

4. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le Responsable du Traitement des Données personnelles de l'Utilisateur et du Visiteur est la Société :

• Omniscribe Sàrl
• Adresse : Avenue de la Gare 5, 1950 Sion, Suisse ;
• Courriel : info@omniscribe.ch.

La Société agit en qualité de Responsable du Traitement pour les Données personnelles suivantes :

• Les Données de Navigation (telles que décrites aux Sections 6.1.1 et 6.2.2) ;
• Les Données de Communication (telles que décrites aux Sections 6.1.2 et 6.2.1) ;
• Les Données du Compte (telles que décrites à la Section 6.2.1) ;
• Les Données de Facturation (telles que décrites à la Section 6.2.1) : et
• Les Données Techniques (telles que décrites à la Section 6.2.2).

5. LES PRINCIPES DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Lorsqu'elle Traite des Données personnelles, la Société s'engage à respecter les principes généraux de la protection des Données personnelles, notamment les principes suivants :

a. Loyauté et légalité

Lors du Traitement des Données personnelles, les droits individuels des Personnes concernées seront protégés par la Société. Les Données personnelles seront collectées et Traitées légalement, équitablement, de bonne foi et d'une manière proportionnée à l'objectif poursuivi.

b. Limitation à une finalité spécifique

Les Données personnelles Traitées par la Société doivent être adéquates et pertinentes au regard de la finalité pour laquelle elles sont Traitées. Cela implique de s'assurer que les Données personnelles collectées ne sont pas excessives par rapport à la finalité pour laquelle elles sont collectées. Des modifications ultérieures de la finalité du Traitement ne sont possibles que dans une mesure limitée et doivent être justifiées.

c. Transparence

La Personne concernée est informée de la manière dont ses Données personnelles sont Traitées par la Société. Lorsque des Données personnelles sont collectées, la Personne concernée doit être informée

• de l'existence de la présente Politique de Confidentialité ;
• de l'identité du Responsable du Traitement ;
• de l'objectif de la collecte et du Traitement des Données personnelles ;
• de la manière dont les Données personnelles sont Traitées, du lieu où elles sont Traitées et des personnes qui les Traitent ; et
• des tiers auxquels les Données personnelles peuvent être communiquées.

d. Exactitude

Les Données personnelles Traitées doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour. Les Données personnelles inexactes ou incomplètes ne doivent pas être conservées et doivent être supprimées.

e. Minimisation des données

Les Données personnelles Traitées seront adéquates, pertinentes, et nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles seront collectées et Traitées.

f. Limitation de la conservation

Les Données personnelles seront conservées sous une forme permettant l'identification des Personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités de Traitement.

6. TYPE DE DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES, BUT DU TRAITEMENT ET BASE JURIDIQUE

6.1. LES DONNÉES PERSONNELLES RELATIVE AU VISITEUR

6.1.1. Navigation et utilisation du Site

En tant que Visiteur, lorsque vous accédez, visitez ou naviguez le Site, le serveur du Site enregistre automatiquement les détails concernant votre accès et vos actions. Ceci englobe :

• la date et l'heure de votre visite ;
• le navigateur que vous utilisez ;
• votre adresse IP ;
• l'appareil mobile que vous utilisez ;
• le lieu et l'heure de connexion ;
• le volume de données transmises ;
• les liens que vous pourriez suivre ;
• les pages web ainsi que le contenu que vous consultez ;
• la durée d'une telle consultation ; et
• toute autre information et statistique similaires qui sont en lien avec vos interactions (défilement, clicks, mouvements de souris) ou encore la façon de quitter notre Site.

(ensemble : les « Données de Navigation »)

Ces informations et Données de Navigation sont recueillies automatiquement en particulier par des cookies (cookies de performance et de traçage, cookies fonctionnels, cookies techniques, cookies de navigation, etc.) (ci-après : les « Cookies ») et des balises web. Elles sont également recueillies et analysées par des applications et outils de tiers, tels que Google Analytics.

Ces Données personnelles sont Traitées par la Société dans le but (i) d'optimiser votre expérience de Visiteur lorsque vous utilisez le Site, (ii) de suivre et d'analyser à des fins statistiques la fréquentation du Site pour en améliorer les fonctionnalités et l'ergonomie, (iii) d'assurer la sécurité du Site et leur Traitement repose sur votre consentement et sur notre intérêt légitime d'assurer la sécurité du Site.

Le Traitement de ces Données personnelles repose sur votre consentement (ci-après : le « Consentement ») pour les analyses statistiques et sur nos intérêts légitimes pour l'optimisation et la sécurité.

Vous Consentez à ce que ces Données personnelles soient Traitées par la Société dans le but (i) d'optimiser votre expérience de Visiteur lorsque vous utilisez le Site, (ii) de suivre et d'analyser à des fins statistiques la fréquentation du Site pour en améliorer les fonctionnalités et l'ergonomie.

6.1.2. Communication avec la Société

Lorsque vous entrez volontairement en contact avec nous, par le biais de la page contact du Site ou lorsque vous nous demandez de vous fournir une offre, les Données personnelles suivantes sont collectées :

• coordonnées (nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone) ;
• le contenu du message que vous nous envoyez ;
• autres informations que vous nous transmettez via le Site.

(ensemble : les « Données de Communication »)

Nous Traitons ces Données personnelles à des fins administratives et afin de répondre à vos demandes en relation directe avec la conclusion d'un contrat pour la provision de notre Service, et en nous fondant sur votre Consentement.

Vous Consentez à ce que ces Données personnelles soient Traitées par la Société dans le but de répondre à votre demande et/ou à votre appel d'information en lien avec les Services.

6.2. LES DONNÉES PERSONNELLES RELATIVES À L'UTILISATEUR

6.2.1. Les Données personnelles communiquées par l'Utilisateur

a) Données d'inscription au Compte

L'accès à notre Service de système d'intelligence artificielle (ci-après : le « Système d'IA ») nécessite la création d'un compte utilisateur (ci-après : le « Compte ») sur la Plateforme via l'interface du Site (ci-après : l'« Interface ») ou de l'application (ci-après : l' « Application »).

Dans le cadre du processus de création de son Compte, il sera demandé à l'Utilisateur de nous communiquer notamment les Données personnelles suivantes :

• son identité (nom(s), prénom(s)) ;
• son titre honorifique ;
• sa date de naissance ;
• son adresse postale ;
• son adresse email ;
• son numéro de téléphone ;
• son mot de passe ;
• secteur d'activité (facultatif).

(ensemble : les « Données du Compte »)

Ces informations sont requises pour vous identifier et permettre (i) la création, la modification, l'exécution et la résiliation d'une relation contractuelle, (ii) la communication avec vous en lien avec la Plateforme et ses Fonctionnalités et (iii) éviter toute violation des CGS (en particulier s'agissant de l'âge minimum d'inscription).

Le Traitement de ces Données personnelles se fonde sur la conclusion et l'exécution de la relation contractuelle entre l'Utilisateur et la Société pour la fourniture du Service.

b) Données de facturation et de paiement

Dans le cadre de la souscription au Service et du paiement du forfait (ci-après : le « Forfait »), l'Utilisateur nous communique ses Données personnelles de facturation, notamment :

• coordonnées de facturation (nom, prénom ou raison sociale, adresse de facturation) ;
• numéro de TVA (le cas échéant).

(ensemble : les « Données de Facturation »)

Le paiement s'effectue par défaut par virement bancaire via facture QR générée par notre système de gestion Bexio. Aucune donnée de carte bancaire n'est collectée dans ce mode de paiement. Lorsque le paiement en ligne est disponible et choisi par l'Utilisateur, les données de paiement (numéro de carte bancaire, codes de sécurité, informations bancaires) sont collectées et Traitées directement par notre prestataire de paiement tiers sécurisé. La Société n'a pas accès à ces informations de paiement. Seules les informations de confirmation de transaction sont communiquées à la Société.

Nous Traitons les Données de Facturation pour émettre les factures, gérer la relation commerciale, respecter nos obligations comptables et fiscales, ainsi que pour la prévention de la fraude.

Ce Traitement repose sur l'exécution du contrat pour la facturation, sur nos obligations légales pour les aspects comptables et fiscaux, et sur nos intérêts légitimes pour la prévention de la fraude.

c) Communication avec la Société

Dans le cadre de la fourniture du Service, l'Utilisateur pourrait être amené à entrer en communication avec la Société, par courriel, par téléphone ou en présentiel pour des demandes liées au Service, à l'utilisation du Service et au support en lien avec son Service. Dans ces circonstances, l'Utilisateur communiquera un certain nombre d'informations notamment les Données personnelles suivantes :

• coordonnées (nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone) ;
• le contenu du message que vous nous envoyez ;
• autres informations que vous nous transmettez via votre contact.

(ensemble : les « Données de Communication »)

Nous Traitons ces Données de Communication à des fins administratives et afin de répondre à vos demandes en relation directe avec la conclusion et l'exécution du contrat et ce Traitement constitue un élément nécessaire à la fourniture du Service.

6.2.2. Les Données personnelles collectées lors de la fourniture du Service

a) Données de navigation et d'utilisation de la Plateforme

Lorsque vous accédez et utilisez la Plateforme en tant qu'Utilisateur, nous collectons automatiquement des Données de Navigation similaires à celles décrites pour le Visiteur dans la section 6.1 de la présente Politique de Confidentialité, notamment votre adresse IP, informations sur votre navigateur et appareil, pages consultées, durée d'utilisation, et interactions avec l'Interface et/ou l'Application.

b) Données techniques spécifiques au Service de transcription

Lors de l'utilisation du Service de transcription, nous collectons automatiquement :

• logs de connexion et d'authentification au Service ;
• métadonnées des fichiers audio traités (taille, format, durée, type, et horodatage) sans aucun contenu audio ;
• données de performance du Système d'IA (temps de traitement, taux de réussite) ;
• statistiques d'usage du Service (fréquence d'utilisation, types de fichiers) ;
• données d'erreur et de diagnostic technique pour l'amélioration du Service.

(ensemble : les « Données Techniques »)

Ces Données Techniques sont Traitées pour assurer le bon fonctionnement du Service, optimiser les performances du Système d'IA, fournir le support technique, améliorer l'expérience Utilisateur, et garantir la sécurité de la Plateforme. Ce Traitement repose sur l'exécution du contrat de Service et sur nos intérêts légitimes pour l'amélioration continue et la sécurité du Service.

6.3. LES DONNÉES PERSONNELLES LIÉES AUX CONTENUS UTILISATEUR ET AUX RÉSULTATS

6.3.1. Traitement des Données personnelles

Le Service permet à l'Utilisateur de convertir rapidement et efficacement ses enregistrements vocaux, fichiers audio, dictées et autres contenus audio (ci-après : le(s) « Contenu(s) Utilisateur » ou le(s) « Input(s)») en transcriptions textuelles structurées et exploitables (ci-après : le(s) « Résultat(s) » ou le(s) « Output(s) »).

a) Inputs

Dans le cadre de l'utilisation du Service de transcription, l'Utilisateur soumet ses Contenus Utilisateur dans les formats audios supportés (le(s) « Format(s) Audio Supporté(s) »). Ces derniers peuvent contenir des Données personnelles, notamment :

• données d'identification vocale (empreintes vocales, caractéristiques de la voix) ;
• informations personnelles mentionnées dans les enregistrements (noms, adresses, numéros de téléphone, coordonnées) ;
• conversations privées et confidentielles entre personnes identifiables ;
• données relatives à la santé, opinions politiques, croyances religieuses ou autres informations sensibles énoncées oralement ;
• informations professionnelles confidentielles (consultations médicales, consultations juridiques, réunions d'entreprise, entretiens).

La Société Traite les Contenus Utilisateur, et les Données personnelles qu'ils contiennent, uniquement aux fins de fournir le Service de transcription.

Les Contenus Utilisateur sont transmis via une connexion sécurisée (protocole HTTPS/TLS) vers le Système d'IA de la Société, hébergé en Suisse. Notre Système d'IA s'appuie sur des technologies d'IA (ci-après : les « Technologies d'IA ») fournis par Infomaniak Network SA.

Les Contenus Utilisateur sont traités instantanément en mémoire volatile par appel API, puis automatiquement supprimés dès la transmission des Résultats terminée.

Le Traitement est effectué de manière entièrement automatisée, sans intervention humaine.

Aucun Contenu Utilisateur n'est conservé de manière persistante sur nos serveurs ou sur les serveurs de notre fournisseur de Technologies d'IA. Seules les métadonnées techniques suivantes sont conservées sur notre serveur : durée du fichier audio, taille du fichier, type et format du fichier, temps de traitement, statut du traitement, type d'Input (enregistrement direct ou téléchargement de fichier), et horodatage. Le nom du fichier n'est ni collecté ni conservé.

La Société garantit que les Contenus Utilisateurs sont exclusivement utilisés aux fins de transcription et ne font l'objet d'aucun autre Traitement, notamment pour l'entraînement ou l'amélioration des Technologies d'IA, la recherche ou l'exploitation commerciale.

b) Outputs

Les Résultats générés par le Système d'IA sont transmis de manière chiffrée à votre appareil puis immédiatement supprimés de nos serveurs. Les Résultats affichés dans votre Compte sur la Plateforme sont conservés temporairement uniquement pendant votre session active et sont automatiquement effacés lors de la fermeture de votre session, du rafraîchissement de la page ou d'une nouvelle connexion.

Il vous appartient de sauvegarder vos Résultats dans les Formats de Sortie disponibles si vous souhaitez les conserver.

c) Mesures techniques et organisationnelles

La Société met en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des Contenus Utilisateur et des Résultats, et pour prévenir tout accès non autorisé, perte ou divulgation. À ce titre, la Société garantit notamment :

• le chiffrement systématique des transmissions par protocole HTTPS/TLS ;
• l'hébergement de l'ensemble de l'infrastructure exclusivement en Suisse ;
• l'absence de toute conservation des Contenus Utilisateur au-delà du temps strictement nécessaire à l'exécution du traitement de transcription, lesdits Contenus étant supprimés immédiatement à l'issue de ce traitement ;
• la conservation des Résultats pour la durée de la session active de l'Utilisateur ;
• que la Société ne saurait être tenue responsable des copies de Résultats que l'Utilisateur aurait exportées et sauvegardées ou stockées sur ses propres appareils ou systèmes d'information ;
• que l'accès aux systèmes de Traitement est strictement limité aux personnes dûment habilitées et pour des finalités déterminées.

6.3.2. Responsabilité de l'Utilisateur

L'Utilisateur demeure seul responsable du contenu de ses Inputs.

Cette base légale peut, selon les cas, reposer sur le consentement explicite de la Personne concernée pour le Traitement de ses Données personnelles sensibles par l'Utilisateur et pour leur Communication à la Société.

6.3.3. Rôle de la Société dans le Traitement des Contenus Utilisateurs et Résultats

La Société agit en qualité de sous-traitant pour le compte des Utilisateurs dans le cadre du Service de transcription des Contenus Utilisateur. Pour assurer ces prestations, la Société fait appel à Infomaniak Network SA en tant que sous-traitant ultérieur.

Le Traitement des Contenus Utilisateurs s'effectue selon l'architecture suivante : vos Contenus Utilisateurs transitent par les serveurs de la Société hébergés chez Infomaniak Network SA en Suisse, puis sont transmis via appel API sécurisé vers l'infrastructure Infomaniak AI Tools où sont hébergées les Technologies d'IA. Les Contenus Utilisateurs sont Traitées en mémoire volatile, sans stockage persistant. Les Résultats sont retournés via API aux serveurs de la Société, puis transmis à votre appareil.

La Société ne conserve pas les Contenus Utilisateur au-delà du temps strictement nécessaire à la transcription, et ne les utilise pas à des fins secondaires tels que l'entraînement, la recherche, ou l'exploitation commerciale.

Aucun Contenu Utilisateur ou Résultat n'est transmis en dehors de l'infrastructure Infomaniak située en Suisse. Les Contenus Utilisateurs ou les Résultats ne sont pas utilisés par Infomaniak pour entraîner ou améliorer les Technologies d'IA conformément aux engagements contractuels d'Infomaniak.

En tant que sous-traitant, la Société met en œuvre des mesures de sécurité appropriées, telles que décrites ci-avant (cf. Section 6.3.2 c)) et assiste les Utilisateurs dans le respect de leurs obligations légales, notamment en cas d'analyse d'impact, de demande d'exercice de droits ou de violation de données.

En cas de violation de la sécurité des Données personnelles, la Société s'engage à informer l'Utilisateur concerné dans les plus brefs délais et au plus tard dans les vingt-quatre (24) heures suivant la découverte de la violation, avec toutes les informations nécessaires pour permettre à l'Utilisateur de respecter ses propres obligations de notification.

L'Utilisateur peut, moyennant préavis raisonnable de quinze (15) jours et à ses frais, auditer les mesures de sécurité mises en œuvre, directement ou via un auditeur indépendant soumis à une obligation de confidentialité, dans la limite d'une fois par an, sauf incident de sécurité avéré.

6.3.4. Autorisation de sous-traitance ultérieure

En utilisant le Service de transcription, l'Utilisateur autorise expressément la Société à faire appel à Infomaniak Network SA en qualité de sous-traitant ultérieur pour le Traitement des Contenus Utilisateurs par les Technologies d'IA.

Les données sont traitées exclusivement en Suisse, et sont automatiquement supprimées dès la transmission du Résultat de transcription. Infomaniak Network SA s'est engagée contractuellement à ne conserver aucune donnée et à respecter les standards de protection des données applicables.

L'Utilisateur reconnaît que le refus d'autoriser ce sous-traitant rend impossible la fourniture du Service de transcription.

En cas de changement de sous-traitant ultérieur, la Société en informera les Utilisateurs avec un préavis de soixante (60) jours, et les Utilisateurs pourront s'opposer à ce changement en résiliant leur compte sans pénalité dans un délai de trente (30) jours suivant la notification.

6.4. LES DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES POUR LE DÉVELOPPEMENT DU SYSTÈME D'IA

Les Contenus Utilisateur soumis via le Service ainsi que les Résultats générés ne sont en aucun cas utilisés par la Société ou ses sous-traitants pour entraîner, affiner (fine-tuning) ou enrichir les Technologies d'IA.

Les Technologies d'IA utilisées reposent sur des modèles open source (notamment Whisper pour la transcription, Mixtral pour la génération de texte) fournis par Infomaniak Network SA. Ces modèles ont été entraînés par leurs développeurs respectifs préalablement et indépendamment de leur intégration dans notre Service. La Société a sélectionné Infomaniak Network SA après vérification rigoureuse de ses engagements en matière de protection des données et de non-conservation des contenus traités.

7. BUT DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES ET BASE JURIDIQUE

En général, nous Traitons vos Données personnelles pour :

• conclure un contrat et gérer notre relation commerciale avec vous ;
• vous fournir et améliorer notre Service ;
• l'administration générale et la sécurité de notre Service ;
• communiquer avec vous et pour d'autres fins commerciales générales, telles que la réalisation d'études internes de marketing et de démographie et la mesure de l'efficacité des campagnes publicitaires ;
• régler les éventuels litiges entre la Société et vous ;
• répondre à vos demandes concernant vos Données personnelles ; et
• satisfaire aux exigences légales et pour être en conformité avec toutes les lois et réglementations applicables.

Les Traitements sont fondés sur les bases juridiques suivantes :

• conclusion et exécution du contrat : lorsque le Traitement est nécessaire pour conclure et exécuter le contrat conclu avec vous, gérer la relation contractuelle et vous fournir le Service, y compris son amélioration continue ;
• intérêt légitime : lorsque le Traitement est nécessaire pour assurer le développement, l'administration générale et la sécurité du Service, communiquer avec vous, mener des activités commerciales générales telles que des études internes de marketing et de démographie, ou mesurer l'efficacité de nos campagnes publicitaires, pour autant que vos droits fondamentaux ne prévalent pas ;
• exercice ou défense de droits : lorsque le Traitement est nécessaire pour régler d'éventuels litiges ou réclamations entre vous et la Société ;
• consentement : lorsque la loi l'exige, notamment pour certains Traitements spécifiques tels que l'utilisation de Données personnelles sensibles ou envoi de communications de marketing direct, nous ne procédons au Traitement qu'après avoir obtenu votre consentement explicite, lequel peut être retiré à tout moment, sans affecter la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
• obligation légale : lorsque le Traitement est nécessaire pour satisfaire à des exigences légales ou réglementaires auxquelles la Société est soumise.

8. PARTAGE ET COMMUNICATION DES DONNÉES

8.1. GESTION DES SERVICES

Dans le cadre de la gestion et de l'exploitation de notre Service, vos Données personnelles peuvent être communiquées au personnel de la Société dûment habilité, lequel est soumis à une obligation contractuelle et légale de confidentialité. Ces accès sont strictement limités aux besoins de la fourniture, de l'amélioration et de la sécurisation du Service.

8.2. FOURNISSEURS ET PRESTATAIRES

Vos Données personnelles peuvent être communiquées à des fournisseurs ou prestataires de services tiers, tels que des fournisseurs de services techniques, d'hébergement, de maintenance informatique, mandatés par la Société.

Ces tiers agissent en qualité de sous-traitants au sens de la LPD et sont contractuellement tenus :

• de traiter les Données personnelles uniquement sur instruction de la Société ;
• de traiter les Données personnelles conformément à la présente Politique de Confidentialité ;
• de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de sécurité ;
• de garantir la confidentialité des données traitées.

En principe, la Société traite vos Données personnelles exclusivement en Suisse. Lorsque la Société recourt à des fournisseurs ou prestataires situés à l'étranger, elle veille à ce que le niveau de protection des Données personnelles soit équivalent à celui garanti par la LPD et, le cas échéant, par le RGPD.

Avant toute collaboration, la Société procède à une analyse des fournisseurs concernés afin de s'assurer qu'ils respectent les standards en matière de confidentialité et de sécurité. La Société conclut en outre avec chacun d'eux un accord spécifique relatif à la protection des données, imposant des obligations contractuelles appropriées.

Lorsque les Données personnelles sont transférées vers un État ne disposant pas d'une décision d'adéquation, la Société met en place des garanties supplémentaires conformes aux exigences légales applicables, telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou les clauses types du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Fournisseurs principaux impliqués :

• Infomaniak Network SA (Suisse) :
  • Hébergement sécurisé des serveurs de la Société, du Site et de l'infrastructure du Service, notamment les Technologies d'IA fournies via Infomaniak AI Tools (https://www.infomaniak.com/fr/hebergement/ai-tools) permettant le fonctionnement de notre Système d'IA ;
  • Localisation des Données personnelles : Suisse
• Bexio SA (Suisse) :
  • Facturation ;
  • Localisation des Données personnelles : Suisse

La liste actualisée de ces prestataires peut être communiquée à l'Utilisateur sur demande.

8.3. POUR RÉPONDRE À UNE OBLIGATION LÉGALE OU DÉFENDRE NOS DROITS

Vos Données personnelles peuvent aussi être partagées pour répondre à des requêtes d'autorités gouvernementales légitimes ou lorsque cela est requis par les lois applicables, une décision d'un tribunal ou une réglementation gouvernementale, de même que lorsque cela est jugé opportun pour des audits ou pour investiguer ou répondre à une réclamation ou une menace de sécurité, ou de toute autre manière pour défendre les intérêts de la Société.

8.4. GOOGLE ANALYTICS

Il est possible que le Site et/ou la Plateforme utilise Google Analytics, un service d'analyse de site Internet qui est fourni par Google Inc. (« Google »). Google Analytics utilise des Cookies, qui sont des documents textes placés sur votre ordinateur afin d'aider à analyser l'utilisation qui est faite du Site par ses Utilisateurs.

Les données qui sont générées par les Cookies concernant votre utilisation du Site (y compris votre adresse IP) seront communiquées à, et stockées par, Google sur des serveurs situés aux États-Unis d'Amérique. Google utilisera ces informations pour évaluer votre utilisation du Site, compiler des rapports sur les activités du Site pour son éditeur et fournir d'autres services en lien avec l'activité du Site et l'utilisation d'Internet.

Google peut communiquer ces informations à des parties tierces s'il y a une obligation légale de ce faire ou lorsque les parties tierces traitent ces données pour le compte de Google, y compris notamment l'éditeur de ce site. Google ne procèdera pas à des références croisées de votre adresse IP avec d'autres données détenues par Google.

Vous pouvez désactiver l'utilisation des Cookies de Google en sélectionnant les paramètres appropriés de votre navigateur. Toutefois, une désactivation de ce type peut empêcher l'utilisation de certaines fonctions du Site. En utilisant le Site, vous acceptez spécifiquement le traitement de vos Données personnelles par Google aux conditions et dans les buts décrits ci-dessus.

Pour en savoir plus sur les moyens de ne plus être suivi par Google Analytics sur les sites que vous visitez, rendez-vous sur la page tools.google.com/dlpage/gaoptout.

9. HÉBERGEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Vos Données personnelles, à l'exclusion des Contenus Utilisateur qui ne sont pas conservées, seront hébergées sur les serveurs de la Société situés chez Infomaniak Network SA, Rue Eugène Marziano 25, 1227 Genève, Suisse.

10. SÉCURITÉ

La sécurité de vos Données personnelles constitue une priorité absolue et fait l'objet de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

La Société s'engage à traiter vos Données personnelles de manière adéquate et à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin de prévenir l'accès frauduleux, la divulgation, la modification ou la destruction non autorisée de vos Données personnelles.

La Société utilise des technologies et des mesures de sécurité répondant aux standards applicables, aux règles et aux autres procédures afin de protéger vos Données personnelles de tout accès non autorisé, d'utilisation abusive, de divulgation, de perte ou de destruction. Des barrières de sécurité (firewalls) ainsi que des moyens de protection des mots de passe respectant les normes de l'industrie sont aussi utilisés pour protéger vos données d'identification.

Pour le surplus, les mesures de sécurité appliquées aux Contenus Utilisateur et aux Résultats sont décrites à la section 6.3 de la présente Politique de Confidentialité.

Cela étant, vous reconnaissez que l'utilisation d'Internet n'est par définition pas sûre et qu'elle comporte des risques pour vos Données personnelles. La Société met tout en œuvre pour protéger vos Données personnelles, mais ne peut garantir, ni assurer que les Données personnelles que vous lui fournissez sont à l'abri et protégées de failles, du vol et de l'accès non autorisé par des tiers, préjudice pour lequel nous déclinons toute responsabilité.

Il vous incombe de veiller à ce que l'appareil que vous utilisez pour accéder au Service soit correctement sécurisé et protégé contre tout logiciel malveillant, y compris les chevaux de Troie, les virus et les vers informatiques.

Vous êtes également responsable de la protection et de la confidentialité de vos données d'accès à votre Compte. Vous reconnaissez qu'en l'absence de mesures de sécurité adéquates, telles qu'une configuration sécurisée de votre navigateur web et l'utilisation d'un logiciel de protection régulièrement mis à jour, il existe un risque que vos Données personnelles, notamment vos identifiants d'accès, soient interceptées ou communiquées à des tiers non autorisés, qui pourraient alors accéder aux Données personnelles

Au cas où vos Données personnelles auraient été indûment consultées par une personne non autorisée ou par une personne qui se les serait appropriées ou s'il y a des raisons de croire qu'elles l'ont été, la loi en vigueur nous impose de vous avertir et nous nous engageons à vous signaler sans délai toute infraction par email ou par notification et à vous informer des Données personnelles concernées.

11. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

En tant que Personne Concernée, vous pouvez demander à la Société si elle traite des Données personnelles vous concernant, recevoir une copie des Données personnelles traitées, de même qu'instruire par la suite la Société de corriger toute Donnée personnelle erronée et/ou d'effacer toute Donnée personnelle, conformément à la LPD, et le cas échéant, au RGPD.

Vous avez la possibilité, à tout moment, de demander l'accès à vos Données personnelles Traitées par la Société, la modification de toute information erronée ou l'effacement de toutes vos Données personnelles Traitées.

Tout Utilisateur peut également retirer, en tout temps, son Consentement au Traitement de ses Données personnelles.

La Société vous garantit la portabilité de vos Données personnelles et s'engage à transférer vos Données personnelles à tout service tiers en cas de demande écrite de votre part, dans les trente (30) jours suivant la résiliation de votre Forfait.

Si vous souhaitez faire usage de l'un ou l'autre de ces droits, nous vous remercions de contacter la Société à l'adresse électronique suivante : info@omniscribe.ch. Il pourra vous être demandé de joindre une copie d'un document d'identité officielle (carte d'identité, permis de conduire ou passeport).

L'exercice de ces droits est gratuit, à moins que votre demande soit infondée ou excessive, notamment si vous avez déjà exercé ce droit à plusieurs reprises au cours des douze derniers mois ou si votre demande génère un important volume de travail pour la Société. Dans ces hypothèses, la Société se réserve le droit de vous facturer des frais administratifs.

La Société peut refuser, restreindre ou reporter la communication de vos Données personnelles lorsqu'il est en droit de le faire, notamment si une telle communication affecterait de manière significative les droits et libertés de tiers.

12. PROTECTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES DÈS LA CONCEPTION ET PAR DÉFAUT

La Société mettra en œuvre, tant au moment de la détermination des moyens de Traitement qu'au moment du Traitement lui-même, des mesures techniques et organisationnelles appropriées, telles que l'anonymisation ou lorsque cela n'est pas possible, la pseudonymisation, lesquelles doivent permettre de mettre en œuvre les principes de protection des données, notamment la minimisation, d'une manière efficace et d'intégrer les garanties nécessaires au Traitement de vos Données personnelles afin de protéger vos droits.

La Société mettra en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin d'assurer que, par défaut, seules les Données personnelles nécessaires à l'accomplissement du Traitement envisagé soient Traitées. Cette obligation s'applique au volume de Données personnelles que nous Traitons, à l'ampleur du traitement, à la durée de conservation et leur accès. Ces mesures permettent d'assurer que, par défaut, vos Données personnelles ne soient pas rendues accessibles sans votre intervention à un nombre indéterminé de tiers.

13. DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES

La Société conserve vos Données personnelles uniquement pendant la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, conformément à la présente Politique de Confidentialité, et en tout état pour les durées maximales suivantes :

• Contenus Utilisateur: conservés uniquement pour la durée du traitement technique de transcription, puis supprimés immédiatement et de manière définitive ;
• Résultats: conservés uniquement durant la session active de l'Utilisateur, puis automatiquement supprimées;
• Données de Compte : conservées pour toute la durée d'activation du Compte, puis supprimées ou anonymisées dans un délai maximal de trente (30) jours après la résiliation, sauf obligations légales de conservation plus longues ;
• Données de Communication (correspondances, demandes d'assistance, échanges) : conservées pour la durée nécessaire au traitement de la demande, puis supprimées dans un délai maximal de douze (12) mois, sauf obligation légale contraire ou si elles doivent être conservées dans le cadre d'un litige ;
• Données contractuelles, de Facturation et de paiement : conservées pour la durée légale de conservation applicable en matière comptable et fiscale soit dix (10) ans en Suisse, puis archivées ou supprimées conformément au droit applicable ;
• Données relatives à la sécurité et aux journaux techniques : conservées pour une durée maximale de douze (12) mois, sauf nécessité de conservation plus longue pour la constatation ou la défense de droits en justice ;
• Données Techniques relatives à l'utilisation du Service (par ex. logs d'accès, informations sur l'appareil et la connexion, statistiques d'utilisation) : conservées pour la durée d'activation du Compte, puis pour une durée maximale de douze (12) mois après la résiliation du compte, sauf obligation légale contraire.

Au-delà de ces durées, vos Données personnelles sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

14. LIENS

Si certaines pages du Site comportent des liens vers des sites ou des pages appartenant à des tiers, ces sites ou pages n'appliquent pas la même Politique de Confidentialité.

Si vous choisissez de vous rendre sur l'un de ces sites ou pages tiers, vous serez redirigé vers ces sites ou pages tiers. Nous n'exerçons aucun contrôle sur les sites ou les pages appartenant à des tiers et vous recommandons en conséquence de vous reporter aux déclarations de confidentialité de ces sites ou de ces pages pour tout savoir sur leurs procédures de collecte, d'utilisation et de transmission de Données personnelles.

15. MODIFICATION

La Société se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité afin de tenir compte de l'évolution de ses pratiques de Traitement des Données personnelles, des évolutions légales et réglementaires applicables ou de toute autre nécessité opérationnelle.

Toute modification substantielle sera portée à votre connaissance par des moyens appropriés, tels qu'une notification au sein du Service, l'envoi d'un courriel ou la publication d'une nouvelle version sur notre site internet, avant son entrée en vigueur.

Sauf indication contraire, la nouvelle version de la Politique de Confidentialité entre en vigueur dès sa publication. En continuant à utiliser le Service après l'entrée en vigueur de la Politique modifiée, vous acceptez ces modifications.

16. CONTACTER LA SOCIÉTÉ

17. DROIT APPLICABLE ET COMPÉTENCE

La Politique de Confidentialité, de même que toutes les questions qui en découlent ou sont en relation avec elles (y compris les différends ou prétentions non-contractuels et leur interprétation) seront soumises au droit suisse, à l'exclusion des règles en matière de conflit des lois.

Tous les litiges, réclamations ou différends entre une Personne Concernée et la Société portant sur toute question relative à la présente Politique seront soumis exclusivement aux tribunaux compétents de Lausanne, sous réserve d'un recours auprès du Tribunal fédéral suisse.

ANNEXE A – DÉFINITIONS